📧 Notifications Emails | PINPO Academy

L'onglet Notifications vous permet d'alerter automatiquement les bonnes personnes à la fin d'une conversation, par e-mail, selon la typologie du contact. C'est le dernier maillon de la chaîne : votre agent qualifie le lead, et la notification s'assure qu'un humain prend le relais au bon moment.

Pour y accéder, sélectionnez votre Agent, cliquez sur Automatisations dans le menu de gauche, puis ouvrez l'onglet Notifications.

Comment activer les notifications par e-mail ?

En haut de la page, un toggle vous permet d'activer ou désactiver les Notifications par mail pour cet agent.

Lorsqu'elles sont activées, Pinpo envoie automatiquement un e-mail de notification à la fin de chaque conversation, selon les règles que vous configurez ci-dessous.
La meilleure utilisation de l'email de notification est qu’il soit adressé a minima au commercial attribué à la qualification.
Vous pouvez ajouter d'autres destinataires en saisissant une adresse e-mail puis en appuyant sur Entrée.

Combien d’e-mails vais-je recevoir ?

L’envoi de l’email de notification se déclenche à chaque fois qu’une qualification est clôturée par PINPO. En fonction du volume de qualifications et des paramétrages de notification, le volume d’emails sera plus ou moins important.

Comment choisir la langue des notifications ?

Le menu déroulant Langue utilisée vous permet de sélectionner la langue dans laquelle les e-mails de notification seront rédigés (par exemple : Anglais, Français). Choisissez la langue de travail de vos équipes commerciales.

Comment configurer les notifications par typologie de lead ?

La section principale affiche une liste de typologies de contact. Pour chacune, vous pouvez activer ou désactiver l'envoi d'une notification et définir les destinataires.

Notifications par segmentation

Les trois premières typologies correspondent aux températures de segmentation attribuées par l'agent à la fin de la conversation, pour chaque typologie :

Cochez la case à gauche pour activer la notification.
Vérifiez les destinataires. Deux types de destinataires apparaissent sous forme de tags :
- Mail commercial — Un tag dynamique qui représente le commercial attribué à la qualification. L'email sera envoyé à l'adresse du commercial assigné au contact (transmise lors de l'import ou via votre CRM). Ce tag est ajouté par défaut.
- Adresses email statiques — Des adresses fixes ajoutées manuellement (par exemple : [email protected]). Tous les leads de cette typologie seront notifiés à ces adresses, quel que soit le commercial assigné.
Ajoutez des destinataires supplémentaires en cliquant sur le lien Ajouter mail commercial et en saisissant l'adresse souhaitée, puis en appuyant sur Entrée. L'adresse s'ajoute sous forme de tag.
Supprimez un destinataire en cliquant sur le ✕ du tag correspondant.

Notifications par événement

Deux typologies supplémentaires permettent de notifier sur des événements spécifiques, indépendamment de la segmentation :

Typologie	La notification est envoyée lorsque :
Demande RGPD	Le contact a formulé une demande de suppression, de consultation ou de modification de ses données personnelles pendant la conversation.
Appel entrant	Le contact a tenté d'appeler le numéro de l'agent PINPO au lieu de répondre par message.

Ces typologies fonctionnent de la même manière : cochez la case pour activer la notification, puis ajoutez les destinataires.

💡 Conseil : Activez systématiquement la notification pour les demandes RGPD. Ces demandes doivent être traitées dans un délai de 30 jours. En notifiant votre DPO ou votre équipe juridique dès la détection, vous vous assurez qu'aucune demande ne passe entre les mailles du filet.

Quel est le contenu de l'e-mail de notification ?

L'e-mail envoyé par Pinpo contient un récapitulatif de la qualification permettant au destinataire de prendre le relais rapidement :

Le nom et les coordonnées du contact.
La segmentation (Chaud, Tiède, Froid).
La conversation.
Un résumé de la conversation et des données extraites.
Un lien direct vers le détail de la qualification dans Pinpo.
Le destinataire peut ainsi consulter l'historique complet de la conversation avant de rappeler le contact.

🌟 - Bonnes pratiques

En l’absence d’une remontée vers votre CRM ou votre Système d’information, Activez au minimum la notification pour les leads Chauds + Leads Tièdes. Un lead chaud doit être rappelé dans les minutes ou les heures qui suivent la conversation. Sans notification, vos commerciaux doivent se connecter à Pinpo pour le découvrir — et le risque de passer à côté est réel.
Pensez aux appels entrants. Certains contacts préfèrent appeler plutôt que d'écrire. Activez cette notification pour ne pas rater ces opportunités.
Choisissez la bonne langue. Si vos commerciaux travaillent en français, sélectionnez le français comme langue de notification pour qu'ils comprennent immédiatement le contenu de l'e-mail sans avoir à le traduire.
Testez la réception des e-mails. Après avoir configuré les notifications, lancez une conversation de test, menez-la au bout. Et vérifiez que l'email arrive bien aux destinataires configurés avec le contenu attendu. Suivant les outils mails utilisés par votre organisation, il est possible que vous deviez valider/ autoriser/“white-lister” l’adresse email de notification Pinpo lors de la réception du premier email.