ℹ️ Afin de garantir que votre expérience d'intégration se déroule de la manière la plus fluide possible, il existe 9 règles d’or **qui **NE DOIVENT PAS ÊTRE NÉGLIGÉES :
Règle #1 : Lorsque vous confiez un lead/prospect/contact à votre agent PINPO, le lead est importé immédiatement et le 1ᵉʳ message est envoyé immédiatement*.
Il vous incombe d'envoyer le prospect au moment opportun.
*Par défaut, pour les prospects reçus par PINPO tard dans la nuit ou tôt le matin, le premier message est reporté au lendemain matin (ce comportement peut être personnalisé).
Règle #2 : L'agent PINPO chargé de traiter le lead / prospect / contact DOIT être explicitement désigné.
Ceci est essentiel pour s'assurer que le prospect n'est pas attribué au mauvais agent.
Règle #3 : La qualité et la présence des informations présentes ont un impact sur le traitement par l’agent PINPO.
Une valeur manquante, une valeur mal encodée, ou une valeur présente au mauvais endroit auront forcément un impact sur le traitement par l’agent PINPO.
Assurez-vous d’avoir une intégration “bulletproof”.
Règle #4 : Non-traitement en parallèle pendant la qualification par votre agent Pinpo
Lorsqu'un contact est “entre les mains de votre agent Pinpo” — c'est-à-dire que la conversation est en cours — votre système ne doit pas modifier, supprimer ni réassigner ce contact ou sa qualification.
Concrètement, cela signifie :
Ne pas mettre à jour le numéro de téléphone du contact dans Pinpo pendant que l'agent converse avec lui.
Ne pas changer l'agent assigné en cours de conversation.
Ne pas supprimer la qualification dans votre CRM en pensant qu'elle sera recréée.
Ne pas déclencher un autre workflow (appel commercial, email marketing) sur un contact que Pinpo est encore en train de qualifier.
Attendez que la qualification soit au statut Terminé avant d'agir dessus côté CRM ou outil métier.
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Conseil : Traitez vos agents Pinpo comme un collaborateur à qui vous confiez un lead. Vous ne retireriez pas un dossier des mains d'un commercial en plein appel. C'est la même logique : laissez Pinpo finir son travail, puis récupérez le résultat.
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Règle #5 : Pinpo traite les doublons d'une manière spécifique.
Pour un même agent :
si la demande est reçue PLUS de 14 jours après la dernière qui a été traitée, elle est traitée (le délai de 14 jours peut être configuré par agent).
si la demande est reçue MOINS de 14 jours après la dernière qui a été traitée, elle n’est pas traitée (le délai de 14 jours peut être configuré par agent).
Pour un autre agent :
la demande est traitée dès sa réception (s'il n'y a pas de qualification de prospect en cours associée au même contact actuellement ouverte)
Règle #6 : Les qualifications peuvent sortir de PINPO plusieurs fois.
C'est le point le plus important à intégrer. Une qualification ne remonte pas une seule fois avec un état définitif. Elle peut être transmise plusieurs fois à votre système, avec des états différents, au fil de la conversation :
Une première fois lorsque le contact est engagé (premier message envoyé).
Une deuxième fois lorsque la conversation est en cours (échange actif).
Une troisième fois lorsque la qualification est terminée (segmentation attribuée, données extraites disponibles).
Éventuellement d'autres fois en cas de reprise de conversation ou de mise à jour des données.
Votre intégration doit être conçue pour recevoir et traiter ces mises à jour successives sans créer de doublons et sans écraser des données importantes. Utilisez l'identifiant unique de la qualification pour mettre à jour l'enregistrement existant dans votre CRM plutôt que d'en créer un nouveau à chaque réception.
Règle #7 : Impossible de retrouver en sortie de PINPO une donnée qui n’existait pas en entrée de PINPO
Si certains données à retrouver en sortie de PINPO sont impératives, alors elles doivent être présentes lors de l’entré dans PINPO.
Règle #8 : Pinpo anonymise les données après un délai défini.
Par défaut, au bout de 3 ans, les données personnelles détenues par Pinpo concernant les personnes (prénom, nom, numéro de téléphone et adresse e-mail) sont anonymisées (c'est-à-dire supprimées).
Bien entendu, ce délai peut être personnalisé.
Règle #9 : Bien intégrer les données en sortie de Pinpo
Les données que Pinpo restitue à la fin d'une qualification (segmentation, données extraites, disponibilités, opt-out, demande RGPD) ont une valeur directe pour vos équipes commerciales. Si votre intégration ne les remonte pas correctement dans votre CRM, vos commerciaux perdent tout le bénéfice du travail de l'agent.
Assurez-vous que votre intégration :
Met à jour les enregistrements existants plutôt que de créer des doublons.
Exploite la segmentation (Chaud, Tiède, Froid) pour déclencher les bons workflows en aval (attribution au commercial, notification, nurturing).
Exploite les données extraites et la conversation.
Trace les opt-out et demandes RGPD dans votre CRM pour garantir votre conformité.