Depuis le bandeau latéral, cliquez sur Agents, puis sélectionnez l'agent que vous souhaitez configurer.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Profil de l'agent.
Vous arrivez sur l'onglet Identité, qui est le premier des trois onglets du profil :
IdentitĂ© â Genre, prĂ©nom, langue et personnalitĂ© de l'agent.
ActivitĂ© â Plages horaires d'engagement et de conversation, limites journaliĂšres.
Canaux â NumĂ©ros de tĂ©lĂ©phone actifs et statut par canal (SMS, WhatsApp).
Onglet Identité
Onglet Identité
L'onglet Identité se compose de deux parties : les informations de base (à gauche) et la personnalité de l'assistant (à droite).
Informations de base
Informations de base
Genre
Choisissez le genre de votre agent parmi trois options :
Homme
Femme
IA
Ce choix influence la maniÚre dont l'agent se présente et les accords grammaticaux utilisés dans ses messages.
Prénom
Saisissez le prénom visible par vos contacts. C'est ce prénom qui apparaßtra dans les conversations. Par exemple : Sophie, Olivier, Léa.
Conseil : Choisissez un prĂ©nom courant et facile Ă retenir, qui inspire confiance. Ăvitez les prĂ©noms trop originaux ou ambigus.
Langue parlée
SĂ©lectionnez la langue que votre agent utilisera dans ses Ă©changes. Les options disponibles sont :
Multilingue (s'adapte Ă la langue du contact) â L'agent dĂ©tecte automatiquement la langue du contact et rĂ©pond dans cette langue. C'est l'option recommandĂ©e si vous traitez des contacts internationaux.
Français â L'agent Ă©change exclusivement en français.
Anglais â L'agent Ă©change exclusivement en anglais.
Personnalité de l'assistant
Personnalité de l'assistant
La zone Personnalité de l'assistant vous permet de définir en texte libre le comportement, le ton et les limites de votre agent. C'est un élément clé de la configuration : plus vos consignes sont précises, plus l'agent sera pertinent dans ses échanges.
Une personnalité bien rédigée contient généralement les éléments suivants :
1. RĂŽle et contexte
Présentez qui est l'agent et pour quelle entreprise il travaille. Indiquez sa spécialité.
Exemple : « Tu es Sophie, conseillÚre commerciale pour PromoteurFrance, spécialisée dans la qualification de projets immobiliers neufs. »
2. Style de communication
Précisez le ton, la longueur des messages et les rÚgles de forme.
Exemple : « Tu poses tes questions de maniĂšre concise et fluide, sans tiret. Ne dĂ©passe pas 200 caractĂšres par message, les messages doivent ĂȘtre courts. Tu vouvoies le lead. »
3. Contexte de contact
Expliquez d'oĂč viennent les contacts que l'agent va traiter.
Exemple : « Tu contactes des personnes qui ont manifestĂ© un intĂ©rĂȘt pour l'un de nos programmes â formulaire, portail partenaire ou site direct. »
4. Traits de personnalité
DĂ©crivez le caractĂšre de l'agent et la maniĂšre dont il doit interagir.
Exemple : « Tu es professionnelle, chaleureuse et prĂ©cise. Tu sais que l'achat dans le neuf est un engagement important avec un dĂ©lai de livraison Ă anticiper â tu rassures, tu expliques, tu accompagnes. Tu vouvoies toujours. »
5. Objectif principal
DĂ©finissez clairement ce que l'agent doit accomplir.
Exemple : « Identifier le profil et le projet, qualifier la maturité, et déclencher un RDV avec un conseiller commercial. »
6. Ce que l'agent ne fait jamais
Listez les interdictions et garde-fous pour éviter les réponses inappropriées.
Exemple :
Tu ne promets pas de disponibilité de lot sans vérification.
Ne repose pas plusieurs fois la mĂȘme question, ne sois pas insistante.
Tu ne communiques pas de prix ferme par message.
Tu n'orientes jamais vers un programme concurrent.
Important : La personnalité de l'assistant est complémentaire aux Instructions (prompts) que vous configurez dans l'onglet dédié. La personnalité définit qui est l'agent et comment il se comporte, tandis que les instructions définissent les étapes de la conversation et ce qu'il doit accomplir.
đ Bonnes pratiques
Soyez spĂ©cifique. Plus la personnalitĂ© est dĂ©taillĂ©e, plus l'agent sera cohĂ©rent. Ăvitez les consignes vagues comme « sois sympa ».
Définissez des limites claires. La section « Ce que tu ne fais jamais » est essentielle pour éviter les débordements (promesses non tenues, informations sensibles partagées, etc.).
Testez réguliÚrement. AprÚs chaque modification du profil, utilisez le bouton Tester dans la barre latérale gauche pour vérifier que l'agent se comporte comme attendu.
Gardez des messages courts. Si votre agent communique par SMS, précisez une limite de caractÚres dans la personnalité pour maßtriser les coûts et l'efficacité.
Adaptez le vouvoiement/tutoiement. Selon votre secteur et votre cible, précisez explicitement si l'agent doit vouvoyer ou tutoyer.
Onglet Activité
Onglet Activité
L'onglet Activité du profil de l'agent vous permet de définir quand et comment votre agent travaille.
Vous y configurez :
1. Plage horaire d'engagement
1. Plage horaire d'engagement
La plage horaire d'engagement définit les créneaux pendant lesquels l'agent envoie le premier message à un nouveau contact.
Si un contact est créé en dehors de ces horaires, il ne sera pas contacté immédiatement : l'agent attendra le prochain créneau d'engagement programmé pour envoyer le premier message.
đ§ Comment configurer ?
â
Pour chaque jour de la semaine (Lundi Ă Dimanche) :
Activez ou désactivez le jour en cochant ou décochant la case à gauche du nom du jour.
Définissez l'heure de début et l'heure de fin à l'aide des menus déroulants (par exemple :
07:00Ă22:00).Ajoutez une plage supplĂ©mentaire sur le mĂȘme jour en cliquant sur le bouton + Ă droite. Cela vous permet de dĂ©finir deux crĂ©neaux distincts (par exemple : 08:00â12:00 et 14:00â19:00).
Supprimez une plage en cliquant sur le bouton â.
Exemple : Pour un agent actif du lundi au vendredi de 08:00 à 20:00 et le samedi de 09:00 à 13:00, activez les six jours concernés avec les horaires correspondants et laissez le dimanche décoché.
2. Délai de réengagement
2. Délai de réengagement
Le dĂ©lai de rĂ©engagement dĂ©finit la durĂ©e minimum qui doit s'Ă©couler avant qu'un mĂȘme contact puisse ĂȘtre recontactĂ© par un agent Pinpo.
Un contact ne sera éligible à un nouvel engagement que lorsque deux conditions sont réunies :
La qualification précédente est terminée (statut Terminé).
Le délai de réengagement est écoulé depuis la fin de cette qualification.
â ïž Tant que ces deux conditions ne sont pas validĂ©es, si vous rĂ©importez Ă nouveau le contact, il/elle ne sera pas rĂ©engagĂ©.
đ§ Comment configurer ? DĂ©finissez la durĂ©e du dĂ©lai Ă l'aide du champ.
Choisissez une durée adaptée à votre cas d'usage :
Un délai trop court risque de sursolliciter le contact.
Un délai trop long peut faire manquer une opportunité.
Exemples :
âAvec un dĂ©lai de rĂ©engagement de 0 jour, pour un contact dont la qualification se termine le 1er janvier Ă 10:00:00 :
si vous le rĂ©importez Ă nouveau le 1er janvier Ă 10:00:01 â il sera engagĂ© par PINPO.
Avec un délai de réengagement de 14 jours, pour un contact dont la qualification se termine le 1er janvier à 10:00:00 :
si vous le rĂ©importez Ă nouveau le 1er janvier Ă 10:00:01 â il ne sera pas engagĂ© par PINPO.
si vous le rĂ©importez Ă nouveau le 14 janvier Ă 10:00:01 â il sera engagĂ© par PINPO.
3. Plage horaire de conversation
3. Plage horaire de conversation
La plage horaire de conversation définit les créneaux pendant lesquels l'agent peut répondre aux messages de vos contacts dans le cadre d'une conversation en cours.
Les contacts qui envoient un message en dehors de ces horaires ne recevront pas de réponse immédiate. Leur message sera traité dÚs la reprise des horaires de conversation.
đ§Comment configurer ?
La configuration fonctionne exactement comme pour la plage horaire d'engagement : pour chaque jour de la semaine, activez le jour, définissez les horaires de début et de fin, et ajoutez des plages supplémentaires si nécessaire.
Conseil : Les plages de conversation sont souvent plus larges que les plages d'engagement. Par exemple, vous pouvez engager de nouveaux contacts uniquement en semaine (plage d'engagement), mais permettre à l'agent de répondre aux conversations en cours 7j/7 (plage de conversation).
4. Relance de conversation
4. Relance de conversation
La relance de conversation est un message automatique envoyé au contact lorsqu'il n'a pas répondu à un message de l'agent dans le cadre d'une conversation en cours. L'agent continue d'envoyer des relances jusqu'à obtenir une réponse.
Si une relance tombe en dehors des plages horaires de conversation, elle sera envoyée dÚs la reprise de celles-ci.
đ§ Comment configurer ?
Définissez le délai avant l'envoi d'une relance à l'aide des deux champs :
Valeur â Le nombre (par exemple :
4).UnitĂ© â L'unitĂ© de temps :
minutes,heuresoujours.
Exemple : Avec un délai de 4 heures, si le contact ne répond pas dans les 4 heures suivant le dernier message de l'agent, une relance de conversation lui sera envoyée automatiquement.
5. Délai d'inactivité
5. Délai d'inactivité
Le délai d'inactivité définit le temps au bout duquel l'agent considÚre qu'un contact est inactif s'il n'a pas reçu de réponse et si la conversation n'est pas arrivée à son terme. Une fois ce délai écoulé, la conversation est clÎturée et le contact est segmenté en conséquence.
đ§Comment configurer ?
Définissez le délai à l'aide des deux champs :
Valeur â Le nombre (par exemple :
4).UnitĂ© â L'unitĂ© de temps :
minutes,heuresoujours.
Important : Le dĂ©lai d'inactivitĂ© doit ĂȘtre supĂ©rieur au dĂ©lai de relance de conversation. Par exemple, si vous relancez aprĂšs 4 heures, un dĂ©lai d'inactivitĂ© de 24 ou 48 heures laisse le temps au contact de rĂ©pondre aprĂšs la relance.
âčïž - Si vous dĂ©sirez que le contact âremonte viteâ, il vous suffit de mettre un dĂ©lai court.
6. Jours de pause
6. Jours de pause
Les jours de pause permettent de suspendre l'engagement de nouveaux contacts sur des dates spécifiques. L'agent n'enverra aucun premier message pendant ces périodes.
đ§ Comment configurer ?
Cliquez sur + jours non travaillĂ©s. Une fenĂȘtre Jours non travaillĂ©s s'ouvre avec un calendrier.
Naviguez entre les mois Ă l'aide des flĂšches âč et âș de part et d'autre du mois affichĂ©.
Cliquez sur le ou les jours que vous souhaitez définir comme non travaillés (vous pouvez rentrer des périodes).
Cochez la case « Répéter chaque année » si la date est récurrente (jour férié, fermeture annuelle). Le jour sera automatiquement bloqué chaque année sans que vous ayez à le ressaisir.
Cliquez sur Enregistrer pour valider, ou Annuler pour fermer sans enregistrer. La date apparaĂźt ensuite sous forme de tag avec un bouton â pour la supprimer.
Exemple : Pour bloquer le 1er mai chaque année, sélectionnez le 1er mai dans le calendrier, cochez Répéter chaque année, puis cliquez sur Enregistrer.
7. Limite journaliĂšre (pour les agents de type relance)
7. Limite journaliĂšre (pour les agents de type relance)
La limite journaliÚre permet de limiter le nombre d'engagements possibles sur une journée (UNIQUEMENT pour les agents de type Relance). Les qualifications qui n'ont pas été engagées le jour de l'import seront engagées le lendemain.
đ Bonnes pratiques
Alignez les plages d'engagement sur vos horaires commerciaux. Engager un contact Ă 3h du matin peut nuire Ă votre image, mĂȘme si l'agent est capable de le faire.
Ălargissez les plages de conversation. Un contact qui rĂ©pond le soir ou le week-end s'attend Ă une rĂ©ponse rapide. Des plages de conversation larges (7j/7) maximisent vos taux de conversion.
Calibrez la relance avec soin. Une relance trop rapide (30 minutes) peut paraßtre insistante. Une relance trop tardive (24 heures) risque de perdre l'attention du contact. Un délai de 2 à 6 heures est généralement un bon compromis.
Pensez au fuseau horaire. Les horaires configurés s'appliquent selon le fuseau horaire défini dans les paramÚtres de l'agent. Vérifiez qu'il correspond bien à celui de vos contacts.
Onglet Canaux
Onglet Canaux
L'onglet Canaux du profil de l'agent affiche les numĂ©ros de tĂ©lĂ©phone actifs rattachĂ©s Ă votre agent, leur canal (SMS, WhatsApp), leur pays, et leur statut. C'est ici que vous vĂ©rifiez d'un coup d'Ćil que votre agent dispose bien des lignes nĂ©cessaires pour contacter vos leads.
L'onglet affiche la liste de tous les numéros associés à l'agent. Pour chaque numéro, quatre informations sont visibles :
Colonne | Description |
Canal | Le type de canal utilisé par ce numéro : SMS ou WhatsApp. |
Numéro et pays | Le numéro de téléphone complet (par exemple |
Engagements/jour | Le nombre maximum de nouveaux contacts que ce numéro peut engager par jour (par exemple |
Statut | L'état actuel du numéro. |
Le lien Gestion des canaux, affichĂ© sous le titre de la section, renvoie vers la page Canaux de Communication de votre espace Pinpo. C'est depuis cette page que vous pouvez gĂ©rer lâensemble des numĂ©ros.