Depuis le bandeau latéral, cliquez sur Agents, puis sélectionnez l'agent que vous souhaitez configurer.
Dans la navigation de gauche, cliquez sur Profil de l'agent.
Vous arrivez sur l'onglet Identité, qui est le premier des trois onglets du profil :
Identité — Genre, prénom, langue et personnalité de l'agent.
Activité — Plages horaires d'engagement et de conversation, limites journalières.
Canaux — Numéros de téléphone actifs et statut par canal (SMS, WhatsApp).
Onglet Identité
L'onglet Identité se compose de deux parties : les informations de base (à gauche) et la personnalité de l'assistant (à droite).
Informations de base
Genre
Choisissez le genre de votre agent parmi trois options :
Homme
Femme
IA
Ce choix influence la manière dont l'agent se présente et les accords grammaticaux utilisés dans ses messages.
Prénom
Saisissez le prénom visible par vos contacts. C'est ce prénom qui apparaîtra dans les conversations. Par exemple : Sophie, Olivier, Léa.
Conseil : Choisissez un prénom courant et facile à retenir, qui inspire confiance. Évitez les prénoms trop originaux ou ambigus.
Langue parlée
Sélectionnez la langue que votre agent utilisera dans ses échanges. Les options disponibles sont :
Multilingue (s'adapte à la langue du contact) — L'agent détecte automatiquement la langue du contact et répond dans cette langue. C'est l'option recommandée si vous traitez des contacts internationaux.
Français — L'agent échange exclusivement en français.
Anglais — L'agent échange exclusivement en anglais.
Personnalité de l'assistant
La zone Personnalité de l'assistant vous permet de définir en texte libre le comportement, le ton et les limites de votre agent. C'est un élément clé de la configuration : plus vos consignes sont précises, plus l'agent sera pertinent dans ses échanges.
Une personnalité bien rédigée contient généralement les éléments suivants :
1. Rôle et contexte
Présentez qui est l'agent et pour quelle entreprise il travaille. Indiquez sa spécialité.
Exemple : « Tu es Sophie, conseillère commerciale pour PromoteurFrance, spécialisée dans la qualification de projets immobiliers neufs. »
2. Style de communication
Précisez le ton, la longueur des messages et les règles de forme.
Exemple : « Tu poses tes questions de manière concise et fluide, sans tiret. Ne dépasse pas 200 caractères par message, les messages doivent être courts. Tu vouvoies le lead. »
3. Contexte de contact
Expliquez d'où viennent les contacts que l'agent va traiter.
Exemple : « Tu contactes des personnes qui ont manifesté un intérêt pour l'un de nos programmes — formulaire, portail partenaire ou site direct. »
4. Traits de personnalité
Décrivez le caractère de l'agent et la manière dont il doit interagir.
Exemple : « Tu es professionnelle, chaleureuse et précise. Tu sais que l'achat dans le neuf est un engagement important avec un délai de livraison à anticiper — tu rassures, tu expliques, tu accompagnes. Tu vouvoies toujours. »
5. Objectif principal
Définissez clairement ce que l'agent doit accomplir.
Exemple : « Identifier le profil et le projet, qualifier la maturité, et déclencher un RDV avec un conseiller commercial. »
6. Ce que l'agent ne fait jamais
Listez les interdictions et garde-fous pour éviter les réponses inappropriées.
Exemple :
Tu ne promets pas de disponibilité de lot sans vérification.
Ne repose pas plusieurs fois la même question, ne sois pas insistante.
Tu ne communiques pas de prix ferme par message.
Tu n'orientes jamais vers un programme concurrent.
Important : La personnalité de l'assistant est complémentaire aux Instructions (prompts) que vous configurez dans l'onglet dédié. La personnalité définit qui est l'agent et comment il se comporte, tandis que les instructions définissent les étapes de la conversation et ce qu'il doit accomplir.
🌟 Bonnes pratiques
Soyez spécifique. Plus la personnalité est détaillée, plus l'agent sera cohérent. Évitez les consignes vagues comme « sois sympa ».
Définissez des limites claires. La section « Ce que tu ne fais jamais » est essentielle pour éviter les débordements (promesses non tenues, informations sensibles partagées, etc.).
Testez régulièrement. Après chaque modification du profil, utilisez le bouton Tester dans la barre latérale gauche pour vérifier que l'agent se comporte comme attendu.
Gardez des messages courts. Si votre agent communique par SMS, précisez une limite de caractères dans la personnalité pour maîtriser les coûts et l'efficacité.
Adaptez le vouvoiement/tutoiement. Selon votre secteur et votre cible, précisez explicitement si l'agent doit vouvoyer ou tutoyer.
Onglet Activité
L'onglet Activité du profil de l'agent vous permet de définir quand et comment votre agent travaille.
Vous y configurez :
1. Plage horaire d'engagement
La plage horaire d'engagement définit les créneaux pendant lesquels l'agent envoie le premier message à un nouveau contact.
Si un contact est créé en dehors de ces horaires, il ne sera pas contacté immédiatement : l'agent attendra le prochain créneau d'engagement programmé pour envoyer le premier message.
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Comment configurer ?
Pour chaque jour de la semaine (Lundi à Dimanche) :
Activez ou désactivez le jour en cochant ou décochant la case à gauche du nom du jour.
Définissez l'heure de début et l'heure de fin à l'aide des menus déroulants (par exemple :
07:00à22:00).Ajoutez une plage supplémentaire sur le même jour en cliquant sur le bouton + à droite. Cela vous permet de définir deux créneaux distincts (par exemple : 08:00–12:00 et 14:00–19:00).
Supprimez une plage en cliquant sur le bouton ✕.
Exemple : Pour un agent actif du lundi au vendredi de 08:00 à 20:00 et le samedi de 09:00 à 13:00, activez les six jours concernés avec les horaires correspondants et laissez le dimanche décoché.
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2. Délai de réengagement
Le délai de réengagement définit la durée minimum qui doit s'écouler avant qu'un même contact puisse être recontacté par un agent Pinpo.
Un contact ne sera éligible à un nouvel engagement que lorsque deux conditions sont réunies :
La qualification précédente est terminée (statut Terminé).
Le délai de réengagement est écoulé depuis la fin de cette qualification.
⚠️ Tant que ces deux conditions ne sont pas validées, si vous réimportez à nouveau le contact, il/elle ne sera pas réengagé.
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Comment configurer ? Définissez la durée du délai à l'aide du champ.
Choisissez une durée adaptée à votre cas d'usage :
Un délai trop court risque de sursolliciter le contact.
Un délai trop long peut faire manquer une opportunité.
Exemples :
*Avec un délai de réengagement de 0 jour, pour un contact dont la qualification se termine le 1er janvier à 10:00:00 :
si vous le réimportez à nouveau le 1er janvier à 10:00:01 ⇒ il sera engagé par PINPO.
Avec un délai de réengagement de 14 jours, pour un contact dont la qualification se termine le 1er janvier à 10:00:00 :
si vous le réimportez à nouveau le 1er janvier à 10:00:01 ⇒ il ne sera pas engagé par PINPO.
si vous le réimportez à nouveau le 14 janvier à 10:00:01 ⇒ il sera engagé par PINPO.*
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3. Plage horaire de conversation
La plage horaire de conversation définit les créneaux pendant lesquels l'agent peut répondre aux messages de vos contacts dans le cadre d'une conversation en cours.
Les contacts qui envoient un message en dehors de ces horaires ne recevront pas de réponse immédiate. Leur message sera traité dès la reprise des horaires de conversation.
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Comment configurer ?
La configuration fonctionne exactement comme pour la plage horaire d'engagement : pour chaque jour de la semaine, activez le jour, définissez les horaires de début et de fin, et ajoutez des plages supplémentaires si nécessaire.
Conseil : Les plages de conversation sont souvent plus larges que les plages d'engagement. Par exemple, vous pouvez engager de nouveaux contacts uniquement en semaine (plage d'engagement), mais permettre à l'agent de répondre aux conversations en cours 7j/7 (plage de conversation).
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4. Relance de conversation
La relance de conversation est un message automatique envoyé au contact lorsqu'il n'a pas répondu à un message de l'agent dans le cadre d'une conversation en cours. L'agent continue d'envoyer des relances jusqu'à obtenir une réponse.
Si une relance tombe en dehors des plages horaires de conversation, elle sera envoyée dès la reprise de celles-ci.
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Comment configurer ?
Définissez le délai avant l'envoi d'une relance à l'aide des deux champs :
Valeur — Le nombre (par exemple :
4).Unité — L'unité de temps :
minutes,heuresoujours.
Exemple : Avec un délai de 4 heures, si le contact ne répond pas dans les 4 heures suivant le dernier message de l'agent, une relance de conversation lui sera envoyée automatiquement.
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5. Délai d'inactivité
Le délai d'inactivité définit le temps au bout duquel l'agent considère qu'un contact est inactif s'il n'a pas reçu de réponse. Une fois ce délai écoulé, la conversation est clôturée et le contact est segmenté en conséquence.
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Comment configurer ?
Définissez le délai à l'aide des deux champs :
Valeur — Le nombre (par exemple :
4).Unité — L'unité de temps :
minutes,heuresoujours.
Important : Le délai d'inactivité doit être supérieur au délai de relance de conversation. Par exemple, si vous relancez après 4 heures, un délai d'inactivité de 24 ou 48 heures laisse le temps au contact de répondre après la relance.
ℹ️ - Si vous désirez que le contact “remonte vite”, il vous suffit de mettre un délai court.
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6. Jours de pause
Les jours de pause permettent de suspendre l'engagement de nouveaux contacts sur des dates spécifiques. L'agent n'enverra aucun premier message pendant ces périodes.
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Comment configurer ?
Cliquez sur + jours non travaillés. Une fenêtre Jours non travaillés s'ouvre avec un calendrier.
Naviguez entre les mois à l'aide des flèches ‹ et › de part et d'autre du mois affiché.
Cliquez sur le ou les jours que vous souhaitez définir comme non travaillés (vous pouvez rentrer des périodes).
Cochez la case « Répéter chaque année » si la date est récurrente (jour férié, fermeture annuelle). Le jour sera automatiquement bloqué chaque année sans que vous ayez à le ressaisir.
Cliquez sur Enregistrer pour valider, ou Annuler pour fermer sans enregistrer. La date apparaît ensuite sous forme de tag avec un bouton ✕ pour la supprimer.
Exemple : Pour bloquer le 1er mai chaque année, sélectionnez le 1er mai dans le calendrier, cochez Répéter chaque année, puis cliquez sur Enregistrer.
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🌟 Bonnes pratiques
Alignez les plages d'engagement sur vos horaires commerciaux. Engager un contact à 3h du matin peut nuire à votre image, même si l'agent est capable de le faire.
Élargissez les plages de conversation. Un contact qui répond le soir ou le week-end s'attend à une réponse rapide. Des plages de conversation larges (7j/7) maximisent vos taux de conversion.
Calibrez la relance avec soin. Une relance trop rapide (30 minutes) peut paraître insistante. Une relance trop tardive (24 heures) risque de perdre l'attention du contact. Un délai de 2 à 6 heures est généralement un bon compromis.
Pensez au fuseau horaire. Les horaires configurés s'appliquent selon le fuseau horaire défini dans les paramètres de l'agent. Vérifiez qu'il correspond bien à celui de vos contacts.
Onglet Canaux
L'onglet Canaux du profil de l'agent affiche les numéros de téléphone actifs rattachés à votre agent, leur canal (SMS, WhatsApp), leur pays, et leur statut. C'est ici que vous vérifiez d'un coup d'œil que votre agent dispose bien des lignes nécessaires pour contacter vos leads.
L'onglet affiche la liste de tous les numéros associés à l'agent. Pour chaque numéro, quatre informations sont visibles :
Colonne | Description |
Canal | Le type de canal utilisé par ce numéro : SMS ou WhatsApp. |
Numéro et pays | Le numéro de téléphone complet (par exemple |
Engagements/jour | Le nombre maximum de nouveaux contacts que ce numéro peut engager par jour (par exemple |
Statut | L'état actuel du numéro. |
Le lien Gestion des canaux, affiché sous le titre de la section, renvoie vers la page Canaux de Communication de votre espace Pinpo. C'est depuis cette page que vous pouvez gérer l’ensemble des numéros.