📅 Prise de RDVs | PINPO Academy

La prise de rendez-vous est un outil qui permet à votre agent de proposer automatiquement un créneau à vos contacts pendant la conversation, puis de l'inscrire directement dans le calendrier de vos commerciaux. C'est l'un des outils les plus puissants de Pinpo : il transforme une conversation en action commerciale concrète, sans intervention humaine.

Comment fonctionne la prise de rendez-vous ?

Afin de prendre des rendez-vous efficacement, Pinpo doit consulter en temps réel un calendrier spécifique ; généralement le calendrier du commercial rattaché au lead (cette information nous sera transmise par vous lors de l'import de vos leads).

Pour ce faire, nous utiliserons un calendrier synchronisé disposant des droits de lecture sur les différents calendriers à consulter.

Nous pouvons nous connecter à / consulter un calendrier via :
- un calendrier Google ou Microsoft/Exchange.
- un calendrier iCal exposé via une URL.
- une API (développement spécifique nécessaire).
  ⇒ Lorsque vous synchroniserez avec un calendrier Google ou Microsoft/Exchange, un calendrier « RDV Pinpo » sera créé.
Vous aurez deux options :
- Ne rien créer dans le calendrier « RDV Pinpo »
- Ou créer des rendez-vous auxquels le commercial rattaché au lead sera invité.
Si vous avez choisi de créer des rendez-vous dans ce calendrier, et que l'un de ces rendez-vous est modifié ou annulé par le lead, Pinpo propose deux options :
- Modifier uniquement le titre du rendez-vous existant + créer un nouveau rendez-vous en cas de modification
- Supprimer définitivement le rendez-vous initial + créer un nouveau rendez-vous en cas de modification.

Comment activer la prise de rendez-vous ?

La prise de rendez-vous se configure depuis la section Outils de votre agent.

Sélectionnez votre agent, puis cliquez sur Outils dans le menu de gauche.
L'écran affiche la liste des outils disponibles :
- Prise de rendez-vous — Permet de proposer un rendez-vous au contact durant l'échange.
- Prise de disponibilités — Permet de recueillir les disponibilités de vos contacts sans synchronisation d'agenda.
- Recherche sur le web (à venir) — Permettra à vos agents de rechercher des informations sur le web.
Activez la Prise de rendez-vous à l'aide du toggle à gauche de l'outil.
Cliquez sur le bouton Configurer pour accéder aux paramètres détaillés.

Comment définir les plages horaires autorisées de rendez-vous ?

La section Plage horaire de rendez-vous définit les créneaux durant lesquels vous autorisez votre agent PINPO à planifier des RDVs.

Pour chaque jour de la semaine (Lundi au Dimanche) :

Activez ou désactivez le jour en cochant ou décochant la case. Les jours désactivés affichent la mention Non travaillé.
Définissez l'heure de début et l'heure de fin à l'aide des menus déroulants (par exemple : 09:00 à 18:00).
Ajoutez une plage supplémentaire sur le même jour en cliquant sur le bouton + (par exemple : 09:00–12:00 et 14:00–18:00 pour exclure la pause déjeuner).
Supprimez une plage en cliquant sur le bouton ✕.

Comment définir le format des rendez-vous ?

La section Format des rendez-vous définit les paramètres de réservation des créneaux par l'agent. Cinq réglages sont disponibles :

Durée des rendez-vous

La durée standard de chaque rendez-vous proposé par l'agent. Exemple : 30 minutes

Sélectionnez la durée dans le menu déroulant. Toutes les propositions de créneaux faites par l'agent respecteront cette durée.

Délai minimum entre la conversation et le rendez-vous

Le temps minimum qui doit s'écouler entre le moment de la conversation et le premier créneau proposable. Ce délai évite que l'agent propose un rendez-vous trop immédiat, laissant le temps à votre équipe de se préparer. Exemple : 120 minutes

Cochez la case pour activer ce paramètre, puis saisissez la valeur et l'unité (minutes).

Période maximale de réservation

La fenêtre de temps dans laquelle l'agent peut proposer des créneaux, à compter de la date de la conversation. Au-delà de cette période, aucun créneau ne sera proposé. Exemple : 60 jours

Cochez la case pour activer ce paramètre, puis saisissez la valeur et l'unité (jours).

Pause entre deux rendez-vous

Le temps de battement entre deux rendez-vous consécutifs. Ce tampon évite l'enchaînement sans transition et laisse à vos commerciaux le temps de préparer le rendez-vous suivant. Exemple : 15 minutes

Cochez la case pour activer ce paramètre, puis saisissez la valeur et l'unité (minutes).

Nombre maximum de rendez-vous sur un même créneau horaire

Le nombre de rendez-vous pouvant être réservés en parallèle sur le même créneau. Ce paramètre est utile si plusieurs commerciaux peuvent prendre des rendez-vous simultanément. Exemple : 1 rendez-vous sur un même créneau

Cochez la case et saisissez le nombre maximum.

Comment paramétrer la synchronisation calendrier ?

La section Synchronisation calendrier permet de connecter l'agenda de votre équipe à Pinpo. Cela signifie que Pinpo consulte via cette synchronisation les possibilités réelles du commercial rattaché à la qualification et les prend en compte lorsque qu’il propose un RDV dans l’échange.

Calendriers supportés

Pinpo prend en charge les calendriers suivants :

Google Calendar
Microsoft Outlook
Lien iCalendar (Calendrier exposé en ligne au format ical).

Comment connecter un calendrier ?

Dans la section Synchronisation calendrier, identifiez le calendrier que vous souhaitez connecter.
Activez-le à l'aide du toggle à gauche,
Cliquez sur Gérer l'intégration pour modifier les paramètres de connexion ou changer de compte.
Vous avez la possibilité de choisir si Pinpo crée des événements calendriers ou non ainsi que le comportement spécifique en cas de modification ou annulation de RDV.

Périodes d'indisponibilité

La section Périodes d'indisponibilité vous permet d'ajouter des jours fériés ou des périodes de pause pendant lesquelles aucun rendez-vous ne pourra être planifié.

L'agent exclura automatiquement ces dates de ses propositions.

Comment ajouter une période d’indisponibilité ?

Cliquez sur + périodes d'indisponibilité.
Sélectionnez la date ou la période souhaitée.
La date apparaît sous forme de tag avec un bouton ✕ pour la supprimer.
Les dates peuvent être saisies au format court (par exemple 01/05, 15/08) pour les jours fériés récurrents chaque année, ou au format complet (par exemple 14/05/2026, 25/05/2026) pour des dates ponctuelles.
💡 Conseil : Renseignez dès le départ tous les jours fériés de l'année ainsi que les périodes de fermeture de votre entreprise (vacances, séminaires, etc.). Cela évite qu'un contact se voie proposer un rendez-vous un jour où personne ne sera disponible.

🌟 - Bonnes pratiques

Alignez les plages de RDV sur la réalité de vos commerciaux. Si votre équipe ne prend pas de rendez-vous entre 12h et 14h, créez deux plages par jour (09:00–12:00 et 14:00–18:00) plutôt qu'une plage continue.
Prévoyez un délai minimum réaliste. Un délai de 2 heures (120 minutes) laisse le temps à votre commercial de consulter la fiche du contact et de se préparer. Un délai trop court peut entraîner des rendez-vous mal préparés.
Activez la pause entre les RDV. Même 15 minutes de battement entre deux rendez-vous permettent à votre commercial de prendre des notes, d'envoyer un récapitulatif et de se préparer pour le suivant.
Connectez votre calendrier. Sans synchronisation, l'agent ne peut pas vérifier les disponibilités réelles et risque de proposer des créneaux déjà occupés. La synchronisation est indispensable pour un fonctionnement fiable.
Maintenez les périodes d'indisponibilité à jour. Ajoutez les jours fériés et les périodes de fermeture en début d'année, puis complétez au fil du temps (RTT collectifs, événements d'entreprise, etc.).
Testez le parcours complet. Utilisez le bouton Tester pour simuler une conversation jusqu'à la prise de rendez-vous et vérifiez que l'agent propose les bons créneaux, respecte les contraintes configurées et inscrit bien le RDV dans le calendrier.