La prise de disponibilités est un outil qui permet à votre agent de recueillir les créneaux de disponibilité de vos contacts pendant la conversation, sans nécessiter de synchronisation avec un agenda.
C'est une alternative à la prise de rendez-vous, idéale lorsque vous souhaitez que vos commerciaux rappellent eux-mêmes le contact sur un créneau qui lui convient.
---
Comment activer la prise de disponibilités ?
Comment activer la prise de disponibilités ?
La prise de disponibilités se configure depuis la section Outils de votre agent.
Sélectionnez votre agent, puis cliquez sur Outils dans le menu de gauche.
L'écran affiche la liste des outils disponibles :
Prise de rendez-vous — Permet de proposer un rendez-vous au contact durant l'échange et de l'inscrire dans un calendrier synchronisé.
Prise de disponibilités — Permet de recueillir les disponibilités de vos contacts sans synchronisation d'agenda.
Recherche sur le web (à venir) — Permettra à vos agents de rechercher des informations sur le web.
Activez la Prise de disponibilités à l'aide du toggle à gauche de l'outil.
Cliquez sur le bouton Configurer pour accéder aux paramètres détaillés.
Comment définir les plages horaires de disponibilités ?
Comment définir les plages horaires de disponibilités ?
La section Plage horaire de disponibilités permet de renseigner les disponibilités de votre équipe. Votre agent s'en servira pour recueillir celles de vos contacts sur des plages horaires compatibles.
Pour chaque jour de la semaine (Lundi à Dimanche) :
Activez ou désactivez le jour en cochant ou décochant la case. Les jours désactivés affichent la mention Non travaillé.
Définissez l'heure de début et l'heure de fin à l'aide des menus déroulants (par exemple :
09:00à18:00).Ajoutez une plage supplémentaire sur le même jour en cliquant sur le bouton + (par exemple : 09:00–12:00 et 14:00–18:00 pour exclure la pause déjeuner).
Supprimez une plage en cliquant sur le bouton ✕.
L'agent ne proposera de recueillir les disponibilités du contact que sur les jours et créneaux activés. Si le contact propose un créneau en dehors de ces plages, l'agent le guidera vers un horaire compatible.
Comment ajouter les périodes d'indisponibilité ?
Comment ajouter les périodes d'indisponibilité ?
La section Périodes d'indisponibilité vous permet d'ajouter des jours fériés ou des périodes de pause pendant lesquelles aucune disponibilité ne sera recueillie. L'agent exclura automatiquement ces dates de ses propositions.
Cliquez sur + périodes d'indisponibilité.
Sélectionnez la date ou la période souhaitée.
La date apparaît sous forme de tag avec un bouton ✕ pour la supprimer.
Les dates peuvent être saisies au format court (par exemple01/05,15/08) pour les jours fériés récurrents chaque année, ou au format complet (par exemple14/05/2026,25/05/2026) pour des dates ponctuelles.
🌟 - Bonnes pratiques
Utilisez la prise de disponibilités quand la synchronisation calendrier n'est pas possible. Si vos commerciaux n'utilisent pas d'agenda partagé compatible (Google Calendar, Outlook, iCal), cet outil vous permet tout de même de collecter des créneaux exploitables.
Alignez les plages horaires sur la réalité de votre équipe. Ne proposez que des créneaux sur lesquels vos commerciaux sont effectivement disponibles pour passer un appel. Si votre équipe ne travaille pas le samedi, laissez-le en Non travaillé.
Rappelez rapidement le contact. Les disponibilités collectées ont une durée de vie limitée : un contact qui indique être disponible mardi à 14h s'attend à être rappelé à ce moment-là. Mettez en place un processus de rappel rapide côté commercial.
Maintenez les périodes d'indisponibilité à jour. Ajoutez les jours fériés et les périodes de fermeture en début d'année, puis complétez au fil du temps (RTT collectifs, événements d'entreprise, etc.).
Combinez avec les notifications. Configurez une notification dans l'onglet Automatisations > Notifications pour alerter vos commerciaux dès qu'un contact a partagé ses disponibilités, afin de maximiser le taux de rappel.
Testez le parcours complet. Utilisez le bouton Tester pour simuler une conversation jusqu'à la collecte de disponibilités et vérifiez que l'agent guide bien le contact vers des créneaux compatibles avec vos plages horaires.