Les Workflows permettent de requalifier automatiquement des contacts avec un autre agent, selon des règles définies par le client, sans aucune intervention manuelle. Quand un agent termine une qualification qui remplit les critères du workflow, Pinpo attend le délai choisi puis crée automatiquement une nouvelle qualification sur le même contact, prise en charge par un second agent.
Exemples concrets :
Toutes les qualifications Chaud de l’agent A sont requalifiées par l’agent B 15 jours après la fin de leur traitement.
Toutes les qualifications de l’agent A qui ont une date de rendez-vous renseignée sont reprises par l’agent C 30 minutes après la fin du traitement (ex. confirmation ou préparation du rendez-vous).
Les contacts Injoignables de plusieurs agents sont recontactés par un agent de relance quelques jours plus tard.
Comment ça fonctionne ?
Comment ça fonctionne ?
Une qualification d'un agent déclencheur se termine.
Pinpo planifie un déclenchement à la date « fin du traitement + délai ».
À l'échéance, Pinpo vérifie que le workflow est toujours actif et que la qualification remplit toujours les critères.
Si c'est le cas, une nouvelle qualification est créée sur le même contact et lancée par l'agent qui requalifie comme n'importe quelle autre qualification.
Les critères de déclenchement
Les critères de déclenchement
Vous pouvez combiner plusieurs critères :
Segmentation : Chaud, Tiède, Froid, Injoignable ou Aucune.
Tags : Invalide, Erreur technique, Déjà engagé, etc.
Données extraites par vos agents déclencheurs (date de rendez-vous, budget, projet, etc.).
Les filtres sont adaptés aux données (critère d'existence, de comparaison, etc.). Les filtres peuvent être combinés en ET ou en OU et regroupés pour des règles plus précises.
Ce que contient la qualification générée
Ce que contient la qualification générée
Le même contact, le même commercial et le même identifiant externe (ID CRM) que la qualification d'origine.
Les champs personnalisés de la qualification d'origine
La variable « Date de premier engagement », sera utilisable dans les messages de l'agent (ex. : « Nous avions échangé le 12 septembre… »).
Le nom du workflow sert de source.
Initialement aucune segmentation. L'agent qui requalifie produira son propre résultat.
Quels sont les impacts d'une modification sur l'un de mes workflows ?
Quels sont les impacts d'une modification sur l'un de mes workflows ?
Désactiver un workflow annule les déclenchements qui arrivent à échéance pendant qu'il est inactif ; ils ne sont pas rejoués à la réactivation. Utilisez « Rattraper l'historique » pour les récupérer.
À la création, le workflow reprend automatiquement les qualifications terminées récemment, dans la limite du délai configuré (ex. délai de 15 jours ⇒ qualifications terminées dans les 15 derniers jours).
Modifier le délai ou les agents recalcule les déclenchements prévus
Un délai raccourci exclut les qualifications sorties de la nouvelle fenêtre
Un délai allongé complète les qualifications de la nouvelle plage fenêtre
Un agent retiré voit ses déclenchements en attente supprimés.
Un agent ajouté complète les déclenchement en attente
L'agent qui requalifie ne peut pas être un agent déclencheur : le workflow ne sera pas sauvegardé.
💡 Bon à savoir :
Le délai démarre à la fin du traitement de la qualification d'origine, pas à sa création. Seules les qualifications terminées déclenchent un workflow.
Les critères sont vérifiés au moment du déclenchement. Si vous modifiez les critères, ce sont les nouveaux critères qui s'appliquent aux qualifications en attente.
Chaque qualification générée consomme des crédits. Un workflow large (ex. tous les contacts Froids) ou un rattrapage sur une longue période peut générer un volume important.
Un contact n'est requalifié qu'une seule fois par qualification d'origine et par workflow.
Les notifications envoyées vers vos outils (CRM, webhooks) conservent l'origine de la qualification initiale : vos intégrations continuent de fonctionner.
Enchaînement
Enchaînement
Une qualification générée par un workflow peut elle-même déclencher un autre workflow si son agent est surveillé. Vous pouvez ainsi construire de véritables parcours multi-agents (qualification ⇒ annonce du RDV ⇒ feedback).
Attention aux boucles : si un workflow A ⇒ B et un workflow B ⇒ A sont actifs, un même contact peut être requalifié en boucle. Vérifiez la chaîne de vos workflows.